Cuando hablamos de un expediente nos referimos a todos los documentos y gestiones referidas a un asunto o proceso de negocio.
Hay expedientes de muy diferentes tipos, pero lo que tienen en común es el hecho de que todos ellos se componen de gestiones de procesos que tienen asociada una documentación variada.
Gracias a la gestión digital de información y expedientes relacionados, es posible aumentar el control de documentos, además de ahorrar espacio y costes.
Frente al tradicional escaneo de expedientes, que permite capturar una imagen del documento y facilita su almacenamiento y acceso, el escaneo de expedientes mediante la técnica OCR permite aprovechar la información que contiene dicho expediente para incluirla en los procesos del negocio.
La técnica OCR (“Optical Character Recognition” o Reconocimiento Óptico de Caracteres) permite reconocer cada uno de los caracteres que contiene la imagen y guardarlos de modo que pueden ser recuperados y aprovechados por otras aplicaciones.
Ventajas del escaneo de expedientes mediante OCR
El escaneo de expedientes y otro tipo de documentos mediante OCR ofrece diferentes ventajas a la empresa:
• Reduce el tiempo invertido en localizar documentos
• Disminuye el espacio físico que se requiere para almacenar expedientes
• Aumenta la seguridad
• Permite controlar el acceso a los expedientes
• Permite controlar en qué estado se hallan
• Permite consultarlos y modificarlos
A ello se une el hecho de que, al unificar el modo de acceso a la información relacionada con un expediente, es posible definir reglas, actividades y documentos del que se compone el proceso de gestión de un expediente, en qué momento los empleados pueden acceder a la información y quién autoriza ciertas tareas. Así, la unificación del formato de la información ofrece infinidad de opciones que agilizan la gestión de muchos procesos de negocio.
Escaneo de expedientes con ScanSnap S1500 de Fujitsu, con OCR ABBYY FineReader for ScanSnap 4.0.
Con el nuevo ScanSnap S1500 de Fujitsu, el escaneo de expedientes de su empresa se convierte en una sencilla tarea. ScanSnap S1500 permite digitalizar, reconocer y archivar automáticamente cualquier tipo de documento en Word, Excel, PDF, PowerPoint o JPEG, sin necesidad de manejar ninguna aplicación adicional, tan sólo pulsando el botón “Scan” del escáner. ScanSnap S1500 es el escáner inteligente capaz de digitalizar a una velocidad de 20ppm (páginas por minuto) a doble cara. ScanSnap incorpora el OCR ABBYY FineReader for ScanSnap 4.0.
Fujitsu dispone también del modelo ScanSnap S300, que incluye el OCR Abbyy FineReader for Fujitsu ScanSnap.
Con los escáneres ScanSnap de Fujitsu, su empresa tendrá la mejor solución para el escaneo de expedientes; obtendrá con ellos excelentes resultados en digitalización de forma automática y en muy poco tiempo.