Sam Glover, nos dice las 5 razones por las que esta contento de no utilizar papeles.
El Sr. Sam Glover, abogado de derechos del consumidor en Minnesota nos muestra las siguientes razones por las que esta contento de no utilizar papeles. Es un evangelista de software libre y blogger, que pasa mucho tiempo pensando en la gestión empresarial, el marketing y la tecnología. Sam ha estado utilizando durante muchos años Scansnap para diseñar su flujo de trabajo sin papeles.
1. Odia archivar documentos.
Cuando recibe documentación, ejecuta el Scansnap S1500 y a través del ordenador guarda todos los documentos digitalizados. Luego elimina el documento recibido (ó bien lo guarda si es un original o si quiere tener una copia en papel por alguna razón). La próxima vez que lo quiera consultar lo hace directamente desde el ordenador. Si tiene que hacer una copia, es sencillo, lo envía por la impresora.
2. No le gusta llevar un montón de cosas.
La mayoría de los abogados debido a su trabajo suelen llevarse a casa un montón de documentos,Sam Glover, no. Casi todos los días ni siquiera lleva un maletín. Sus archivos son digitales y sincronizados para que se pueda acceder desde cualquier ordenador, en casa, en la oficina, ó incluso desde la blackberry.
3. Ahorro de tiempo al buscar.
Al interrogar a un testigo, los documentos digitales son una gran ventaja, ya que se pueden buscar rápidamente todos los archivos, incluyendo sus contenidos, utilizando un programa OCR.
Imagínese trabajando con una montaña de papeles en un juzgado. Usted debería tener allí todo lo que necesita, pero es posible que tenga que ir de nuevo a la oficina a consultar otros documentos y tener que volver al día siguiente. Si por el contrario, lo lleva todo digitalizado en su ordenador, rapidamente podrá realizar la búsqueda de lo que necesita.
4. Le gusta compartir.
Con los archivos digitales, compartir con compañeros de trabajo, clientes, e incluso el abogado de la parte contraria es fácil. Las herramientas como Dropbox y SugarSync son baratas y potentes servidores de archivos. Permiten compartir mis archivos de clientes con Randall, las finanzas de casa con mi mujer y mis documentos de referencia con varios abogados.
5. Tiene paranoia a la catástrofe.
Constantemente piensa en posibles escenarios de desastre. Se imagina cosas como su oficina quemada, su portátil robado ó un ladrón que roba todos los documentos de sus clientes. Es por eso que tiene diferentes copias de sus documentos digitales en diferentes lugares, y todo lo que sale de la oficina se cifra, sencillo de hacer.
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La única parte difícil de ir sin papel es tomar la decisión de hacerlo. El resto es fácil. Sólo tiene que comprar un escáner de documentos Scansnap y comenzar a escanear todo.
Si lo haces, no te arrepentirás.
Fuente en inglés.
http://lawyerist.com/5-reasons-im-glad-i-went-paperless/
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