Mucha gente, a comienzo de año se propone ser organizado con sus papeles, ya que muchas veces se archivan mal o se traspapelan. Un estudio dice que un 7.5% de todos los documentos se pierden, un 3% están mal archivados y que de promedio se gasta un 50% de nuestro tiempo en buscar un documento.
Mientras que un sistema de papel con una buena gestión sin duda puede mejorar sus posibilidades de encontrar lo que necesita, todavía tenemos el problema de los costos de impresión, costos de almacenamiento y mantenimiento. Por todo esto la digitalización es la mejor solución, y de esta manera conseguir negocios y hogares sin papeles.
Esta claro que tener un entorno sin papeles nos puede parecer algo complicado y abrumador, pero no lo tiene porque ser:
Para reducir la necesidad de imprimir y acumular papeles, podemos comenzar a usar los servicios en línea de fax, facturación y declaraciones electrónicas, programas de firma electrónica, etc...
Casi el 80% del papel que está almacenado no se utiliza, por lo que si digitalizamos todos esos documentos liberaremos espacio y podremos hacer varias copias de seguridad, evitando el poder perderla.
Elegir el escáner más adecuado para nuestras necesidades, para las cuales una opción muy recomendable sería el ScanSnap S1500 que ocupa poco sitio en nuestra mesa y además lleva OCR (reconocimiento óptico de caracteres) una característica imprescindible para avanzar hacia el entorno sin papeles.
Determinar cómo va a almacenarse, organizarse y recuperar los documentos. Podemos elegir un programa de gestión documental que nos ayude a guardar los documentos como puede ser el Rack2 Filer que podemos adquirir junto con el S1500, S1300 y S1100; o almacenarlo en un buen sistema de computación en la nube que nos proporciona un lugar seguro en línea, que incluye una función de búsqueda fuerte con la que podremos localizar rápidamente lo que necesitamos y nos permita organizar nuestra información de manera diferente.
Lo más importante es establecer un plan, un sistema y unos hábitos para lograr nuestro entorno sin papeles. Y para ello hay que comenzar digitalizando y evitando la impresión de documentos