La gestión de expedientes es un elemento clave en las empresas, sobre todo si son diferentes los departamentos que han de trabajar con ellos. Por este motivo, digitalizar expedientes se ha convertido en un proceso básico para agilizar el trabajo en las organizaciones.
La diferencia fundamental entre el expediente digital y el expediente tradicional es que, al digitalizar expedientes se usan soportes informáticos que almacenan la información en un espacio muy reducido.
Beneficios de digitalizar expedientes
Dependiendo del tamaño de las empresas y del volumen, el ahorro al digitalizar expedientes puede ser muy elevado.
Algunos de los motivos que hacen posible el ahorro con la digitalización de expedientes son:
• Ahorro en el gasto de papelería
• Facilidad en los procesos de auditoría
• Mayor seguridad en el resguardo de los documentos
• Menor probabilidad de falsificación
• Agilidad en la localización de información
• Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos
• Procesos administrativos más rápidos y eficientes
Además, suele suceder que, una vez que las empresas empiezan por digitalizar expedientes, se ven incentivadas a digitalizar otros documentos, logrando eficiencia y ahorro en otras áreas de la empresa.
Digitalizar expedientes con ScanSnap S1500 de Fujitsu, con OCR ABBYY FineReader for ScanSnap 4.0.
Con el nuevo ScanSnap S1500 de Fujitsu, digitalizar expedientes de empresa se convierte en una sencilla tarea. ScanSnap S1500 permite digitalizar, reconocer y archivar automáticamente cualquier tipo de documento en Word, Excel, PDF, PowerPoint o JPEG, sin necesidad de manejar ninguna aplicación adicional, tan sólo pulsando el botón “Scan” del escáner. ScanSnap S1500 es el escáner inteligente capaz de digitalizar a una velocidad de 20ppm (páginas por minuto) a doble cara. ScanSnap incorpora el OCR ABBYY FineReader for ScanSnap 4.0.
Fujitsu dispone también del modelo ScanSnap S300, que incluye el OCR Abbyy FineReader for Fujitsu ScanSnap