Tener organizados los documentos digitalizados puede resultar tan frustrante como organizar los que tenemos impresos. Sin una estructura realista y manejable es imposible saber donde tenemos guardadas las cosas, para ello os vamos a dar 6 consejos que os podrán ayudar a encontrar de manera rápida y sin esfuerzo los documentos que tenemos digitalizados.
Almacene sus datos en la carpeta de Mis documentos, si su sistema operativo no vino equipado con dicha carpeta no dude en crearse una, y úsela para guardar todos los documentos, incluyendo los documentos escaneados y generados por un procesador de textos, las imágenes, vídeos, música, etc... todo aquello que utilice con frecuencia o de los que hace una copia de seguridad porque perderlos le supondría un disgusto muy grande.
Crear subcarpetas dentro de "Mis documentos", en vez de ir acumulando documentos digitales de cualquier forma, cree cuidadosamente y etiquete de forma específica subcarpetas de nivel superior de categoría amplia y almacene en ellas documentos de temas similares. Por ejemplo, podríamos crear una carpeta que ponga Facturas, dentro de ellas, facturas recibidas, y dentro de estas ordenarlas por días, mes y año, o incluso podríamos crear carpetas por cada proveedor que tengamos, y luego dentro de ellas incluir las facturas y ordenarlas por día, mes y año como hemos dicho antes.
Organizar el escritorio, no hay que utilizarlo para almacenar documentos de valor, tan solo para documentos de acción inmediata; eliminelos, recíclelos o archívelos adecuadamente cuando haya terminado con ellos. Hay mucha gente que es propensa a usar mucho su escritorio como almacenamiento de datos, lo que a veces puede llevar a una sobre carga de iconos en el, en el que no encontremos lo que buscamos porque no esta ordenado.
Poner un nombre específico y claro a los documentos que almacenemos, por ejemplo si tenemos un documento escaneados varias veces, pero en distintas calidad, lo podemos guardar poniendo "2012_05_06_15_48_ documento_X_calidad_excelente", es mucho más fácil de recordar cual es el que vamos a utilizar.
Seguir mejorando y reorganizando nuestro archivo, hace que sea más fuerte y eficiente; no hay que olvidar eliminar o archivar de forma rutinaria archivos y carpetas que ya no use, pero que aún necesite ocasionalmente y renonbrar y reacomodar los archivos y carpetas activos según sea necesario.
Y último, utilizar los servicios de la nube. Si su disco duro se llena con frecuencia o simplemente quiere tener una copia de seguridad externa por miedo a que también le falle su disco duro externo, tan solo debe subir los documentos a la nube, como puede ser el GoogleDocs o Evernote, que también te permitirá abrir dichos archivos estés donde estés.
Si se le ocurre algún otro consejo, que nos puede ayudar a todos a organizar nuestros documentos digitales, no dude en decírnoslo, seguro que nos es de gran ayuda.