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Digitalización Certificada


Últimamente mucha gente se esta interesando por la digitalización certificada, pero no saben muy bien que es lo que necesita para ello. Por eso hemos pensado en hablaros en que consiste la digitalización certificada y que conseguimos con ella.

La digitalización Certificada es una ventaja que la Agencia Tributaria, ha homologado y puesto a disposición de las empresas después de que éstas se lo demandarán una y otra vez, para que una vez se haya digitalizado la factura esta adquiera el valor de la original (haciendo posible la destrucción de la factura en papel).

Hasta hace poco tiempo, la ley obligaba a las empresas a mantener las facturas de sus proveedores al menos durante 5 años fiscales, lo que ha generado durante décadas enormes cantidades de papel acumulado en estanterías, armarios, habitaciones, edificios, etc... Metros cuadrados que cuestan dinero, seguros, personal para manipularlos,... en resumen una gran cantidad de gastos.

Ahora, Hacienda, permite que toda empresa que lo desee, pueda escanear las facturas con un softeare homologado, firmarlas digitalmente y almacenar esas facturas digitales de una forma determinada. Naturalmente tanto las empresas, como el software que utilicen para ello, deben estar homologados y certificados por la Agencia Tributaria por si llega el caso de una inspección fiscal, así el inspector podrá acceder a través de esa aplicación informática a las facturas de los proveedores, almacenadas de forma legal y garantizada.

¿Cuál es la ventaja de la digitalización certificada? Que las empresas puedan destruir todas la facturas físicas de sus proveedores y ahorrarse el espacio que estás ocupan, incluso ahorrarse el tiempo de manipulación la búsqueda manual de facturas antiguas. En algunas empresas con cierto nivel de facturación ya es obligatoria la digitalización certificada de facturas, y esta previsto que en breve Hacienda lo exija a otras empresas.

¿Cómo hacer el escaneo certificado? Muy fácil, para ello necesitamos un escáner que digitalice las facturas, en papel a través de un driver Twain, como por ejemplo es el Fi-6130C. Enviamos la factura hasta el software que Hacienda ha certificado, donde se firma digitalmente pulsando un botón de la aplicación y, por último, debemos rellenar los mismos campos obligatorios que tiene el libro de IVA del departamento de contabilidad. Después de esto, se guarda el documento digitalizado, y ya tenemos las facturas certificadas.


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